في ظل التقدم والتطورات المتسارعة التي نشهدها هذه الأيام، أصبح لزامًا على أصحاب الشركات اللجوء إلى الوسائل التي تساعدهم في مواكبة كل جديد، والاستعداد التام للاستجابة السريعة لمتغيرات العصر، وعدم التمسك بالخطط والأهداف القديمة التي لا تُراعي هذه التغيرات السريعة في عالم الأعمال. ولهذا كله، ظهر للعالم مفهوم “الأهداف والنتائج الرئيسة OKRs” لتحقيق أهداف الشركات. ولكن ما هي منهجية الأهداف والنتائج الرئيسة؟ وما هي خطوات إنشاء تلك المنهجية وتنفيذها؟
منذ انضمام المستثمر المغامر “جون دوير” إلى شركة “Kleiner Perkins” في عام 1980، فقد أسهم في تمويل العديد من الشركات الكبرى مثل “Intuit” و”Twitter” و”Google” و”Amazon” وغيرها من الشركات التقنية المعروفة. وسبب استثماره في هذه الشركات هو أنها كانت تتبع منهجية “الأهداف والنتائج الرئيسة”؛ حيث نشر كتابًا له بعنوان “قياس ما يهم بالفعل” “Measure what matters“. ويحتوي هذا الكتاب على تحليله الخاص حول كيفية عمل تلك المنهجية ولماذا هي بالفعل ناجحة وفعالة. وعندما سُئل عن الدافع الذي دفعه إلى نشر هذا الكتاب، أجاب: “حصلت في منتصف السبعينيات على وظيفة مرموقة في شركة Intel، وكانت هذه الفترة نشطة للغاية داخل الشركة بسبب اختراعهم للرقائق الإلكترونية الدقيقة “microchip” التي أصبحت لاحقًا أساس أجهزة الحاسب الآلي الشخصية. وعندما كنت أعمل هناك، تشرفت بالعمل لدى “آندي جروف“، وهو بالطبع أحد أعظم المديرين آنذاك، وهو الذي أنشأ نظام الأهداف الذي كان “بسيطًا” وقتها. وكان هذا النظام هو النقيض التام للنظام التقليدي للإدارة باستخدام الأهداف المُسمى بـ MBO الذي وضعه “أبو الإدارة” بيتر دراكر“.
يرى جون أن مصطلح الهدف يعني ما يُريد المرء تحقيقه، وتمثل النتائج الرئيسة الطريقة التي يتحقق هذا الهدف من خلالها. وفي أغلب الأوقات تبقى الأهداف لفترة أطول، وتتسم بالجرأة والطموح. أما النتائج الرئيسة، فتتعلق بالنضال والكفاح لتحقيق تلك الأهداف، وتكون دائمًا قابلة للقياس ومرتبطة بوقت محدود.
في هذا الصدد، تتمثل إحدى نقاط قوة هذا النظام في قدرتك على وضع هدفين أو ثلاثة أو ربما أربعة أهداف في أي مستوى من مستويات الشركة أو المؤسسة، وثلاث أو أربع نتائج من النتائج الرئيسة لكل هدف من هذه الأهداف. وتتطلب هذه الأمور لتحقيقها بشكل صحيح صرامة وانضباطًا شديدًا في تحديدها، لأنها تُعتبر أهم العناصر التي تجري داخل الشركة أو المؤسسة.
4 خطوات لإنشاء منهجية الأهداف والنتائج الرئيسة OKRs وتنفيذها: –
والآن بعد أن عرفنا ما هي منهجية الأهداف والنتائج الرئيسة، إليكم هذه الخطوات الأربع لمعرفة كيف يمكن إنشاء منهجية (OKRs) وتنفيذها بشكل صحيح: –
1- الإعداد
إن مرحلة الإعداد هي واحدة من أهم المراحل التي يكثر التغاضي عنها في إنشاء منهجية OKRs. ويتطلب إعداد منهجية OKRs الجديدة التحضير الجيد حتى قبل الجلوس وبدء وضع الأهداف!
من أهم الأشياء التي يجب الاستعداد لها هو البحث عما تحتاجه الشركة أو المنظمة، وما تعلمته من التجارب والإنجازات والتحديات السابقة. عادة ما يكون الأمر متروكًا لقيادة الشركة أو الفريق للبحث والتفكير في التقارير والوثائق والمراجع السابقة لفهم الأهداف الإستراتيجية طويلة الأجل بشكل أفضل. وبالطبع يتطلب الأمر وقتًا طويلاً للتحضير، لكن التخطيط الجيد يحتاج بالمثل إلى إعداد جيد. لذلك من الضروري الجلوس وتخصيص وقت جيد للإعداد قبل البدء في التكوين الفعلي للأهداف والنتائج الرئيسة.
2- العصف الذهني
بمجرد الانتهاء من مرحلة الإعداد والبحث وتحديد احتياجات الشركة الحقيقية والأساسية ومعرفة الأهداف طويلة المدى وفهمها، يمكن للقادة تحديد وقت ومكان محددين لكتابة التقارير والنتائج الرئيسة الخاصة بهم وصياغتها. في هذه المرحلة، من الضروري إشراك الأشخاص المناسبين في عملية إعداد تلك الأهداف الخاصة بالفريق والشركة.
عليك أن تعرف مَن هم “اللاعبون الأساسيون في عملية التخطيط لدى شركتك أو مؤسستك”، وما هي رؤيتهم التي يمكن أن يستفيد منها الأشخاص المعنيون بوضع الأهداف. من الضروري أيضًا دعوة أشخاص مختلفين لديهم ثقافات وخبرات مختلفة بهدف الحصول على منظور شامل لجميع الأهداف.
كذلك إذا كنت تتعامل مع أقسام مختلفة، فيجب عليك أن تتأكد من تمثيل كل الأقسام داخل الاجتماع تمثيلاً جيدًا، حتى تضمن أن النتائج الرئيسة التي ستوضع هي نتائج واقعية وشاملة للجميع. خصص أيضًا وقتًا كافيًا قبل الاجتماع حتى يتمكن المشاركون من إعداد أفكارهم ومقترحاتهم لنشاط تحديد الأهداف.
في يوم الاجتماع، احرص على تهيئة بيئة مفتوحة للنقاش والاقتراحات. واسمح للجميع بالتحدث والاستماع؛ حيث تتمثل الخطوة الأولى في تحديد عدد الأهداف التي تحتاج إليها خلال فترة زمنية معينة. على سبيل المثال، يمكنك أن تقرر أنك بحاجة إلى ثلاثة أهداف رئيسة للأشهر الثلاثة القادمة. بمجرد أن تقرر ذلك، بادر إلى صياغة الأهداف الفعلية لتلك الأشهر الثلاثة، وضع في اعتبارك خصائص الأهداف على النحو الموضح سابقًا، مثل الأهداف الطموحة والواقعية والمرتكزة على الأهداف العامة للشركة.
فيما يلي أمثلة على أهداف حقيقية وضعتها شركات كبرى في العالم:
- يوتيوب “YouTube”: – الوصول إلى مليار ساعة مشاهدة يوميًا بحلول عام 2016.
- جوجل “Google”: – يجب أن نجعل سرعة محرك البحث بنفس سرعة التنقل عبر المجلات.
- “My Fitness Pal”: – مساعدة المزيد من الأشخاص حول العالم.
- “مؤسسة بيل جيتس“: – القضاء عالميًا على “الملاريا” بحلول عام 2040.
من المهم أيضًا معرفة قدرة الشركة وكفاءات الموظفين في إنشاء الأهداف. ويجب أن تكون الأهداف طموحة لكي تدفع الفريق إلى استغلال إمكاناته لترسيخ تلك الأهداف في الواقع وجعلها قابلة للتحقيق.
كذلك بمجرد أن يكون لديك هدف عملي حقيقي، يمكنك الانتقال مباشرة إلى صياغة النتائج الرئيسة. وكما هو الحال تمامًا مع الأهداف، يمكنك الرجوع إلى المصادر القيمة مثل تقارير الشركة السابقة والتقارير السنوية ومقاييس الأداء وأداء الموظفين وقدراتهم والمؤشرات الأخرى المتوفرة. تعد هذه التقارير السابقة أمرًا حيويًا، بحيث يكون لديك أساس تحدد من خلاله نقطة البداية. وقد تساعدك أيضًا في تحديد نقاط القوة والضعف والقدرات الخاصة بفريقك وإمكانية تحسينه.
بصرف النظر عن القدرات الداخلية لفريقك أو شركتك، تعتبر العوامل الخارجية أيضًا من نقاط النقاش المهمة بالنسبة إلى منهجية OKRs. يمكنك إبقاء معدلات الأداء الجيد تحت المراقبة من خلال طرح أسئلة مثل:
- هل هذا ممكن في وضع الشركة الحالي؟
- هل تتماشى هذه الأهداف والنتائج الرئيسة مع الاتجاه العام للشركة بعد 3 إلى 5 سنوات من الآن؟
- هل هناك تهديدات خارجية أخرى غير محسوبة قد تجعل تحقيق هذه النتائج الرئيسة مستحيلاً؟
- هل من الحكمة متابعة هذه الأهداف، لا سيما بالنظر إلى سجلات متابعة المنافسين الآخرين، أم ينبغي لك تركيز طاقاتك في مكان آخر؟
هناك شيء آخر يجب مراعاته، وهو إطارك الزمني. عادة ما تضع الشركات الأطر الزمنية القياسية، مثل الشهرية أو الربع سنوية أو النصف سنوية أو السنوية. وهذه الأطر الزمنية تكمن أهميتها في مساءلة الموظفين بعد انتهائها هل قاموا بتحقيق ما هو مطلوب منهم أم لا.
3- التحديد
عند تحديد المهام للفريق، تأكد من أن كل هدف هو هدف مشترك للجميع. فسيؤدي تعيين كل فرد أو فريق لتنفيذ نتيجة رئيسة محددة إلى رفع مستوى الكفاءة والتحفيز، بدلاً من وجود هدف واحد لكل فرد أو فريق.
على سبيل المثال، لديك ثلاثة أهداف للربع التالي، ولكل منها أربع نتائج رئيسة. فبدلاً من تعيين هدف واحد كامل ومجموعة النتائج الرئيسة لفريق واحد وجعله يفعل كل شيء لتحقيق هذا الهدف المحدد، وزع النتائج الرئيسة على فرق أو أفراد مختلفين. بهذه الطريقة، يمكن للفريق بأكمله خلق بيئة تعاونية تساعد على التحفيز والتقدم.
من المهم أيضًا في هذه المرحلة معرفة نقاط القوة والضعف والقدرات والقيود الخاصة بفريقك لتعيين كل نتيجة رئيسة بكفاءة إلى المجموعة المناسبة من الأشخاص.
4- المحاذاة والتتبع
بمجرد أن يصبح كل شيء في مكانه -أي الانتهاء من تحديد الأهداف والنتائج الرئيسة وتعيين المهام- من المتوقع أن يُطرح كل شيء بشكل طبيعي.
يمكنك القيام بذلك عن طريق إجراء مراقبة مستمرة وفتح خطوط الاتصال لفريقك. وسيكون من الأفضل أن تبقي لوحة تقدم الهدف والنتيجة الرئيسة مفتوحة للجمهور من أجل الشفافية وتحفيز الفريق.
لمحاذاة تقدم فريقك وتتبعه، يمكنك عقد اجتماعات جماعية دورية للتحقق من التقدم أو جلسات فردية لمتابعة التحديثات. ومهما كانت الآلية التي تستخدمها، تأكد من أنها تحقق الهدف المتمثل في تسجيل تقدم فريقك، ومعرفة شعوره حيال الأهداف، والتأكد من أن الموظفين لم يغفلوا عما يجب عليهم فعله وما يجب عليهم العمل من أجله.
